Het Team administratieve ondersteuning (TAO) maakt vaart met digitaal werken. Afgelopen woensdag vond de eerste presentatie plaats van ons digitale dienstverleningskanaal, het burgerportaal Mijn werkplein.
Digitaal werken is geen keuze (meer), maar een noodzaak om contact met onze klanten en onze dienstverlening nu en in de toekomst te borgen. De komende jaren gaan we geleidelijk digitaal werken verder invoeren. Hoe en hoe snel dat gaat, zal per afdeling (in Delfzijl en Appingedam) verschillen. Op den duur zijn papieren dossiers echt passé en gaan we over op digitale dossiers. Dat heeft niet alleen effect op ons zelf maar ook op onze klanten.
Burgerportaal en mutatiesturing
Aan de hand van het projectplan Digitalisering heeft het Team administratieve ondersteuning (TAO) van Jaap Dijkema de eerste stappen gezet voor een digitaal burgerportaal en mutatiesturing,een geautomatiseerd systeem voor het verwerken van signalen van het Inlichtingen Bureau. Bart Lensink begeleidt het proces.
Het burgerportaal biedt onze klanten straks de mogelijkheid online uitkeringsspecificaties, jaaropgaven te bekijken en vakanties op te geven. Uiteindelijk moeten onze klanten hier nog veel meer zaken kunnen afhandelen. Een eerste oplevering van een werkende omgeving vond deze week plaats. De mutatiesturing is nog volop in ontwikkeling en staat begin 2018 op de agenda. Beide ontwikkelingen helpen mee onze organisatie slimmer en toekomstbestendig te maken.
Betrokkenheid Cliëntenraad
Succesfactoren van digitalisering zijn de klantervaring en de digitale organisatie. Voor klanten is het fijn dat zij hun zaken online – thuis achter de pc of mobiel – kunnen regelen. Ze moeten er wel goed mee kunnen werken en de nieuwe werkwijze accepteren. Dat betekent dat we moeten zorgen voor een gebruiksvriendelijk systeem, een slimme introductiecampagne en ondersteuning bieden als dat nodig is. Om die reden is de Cliëntenraad aangesloten bij het ontwikkelen en testen van het burgerportaal. Tegelijkertijd moet standaardisatie van werkprocessen, acceptatie en training van medewerkers bijdragen aan een digitale organisatie die ‘flawless’ functioneert.
Introductie en doorontwikkeling
Het burgerportaal wordt geleidelijk geintroduceerd. We starten met een aantal eenvoudige vormen van dienstverlening, zoals het opvragen van een uitkeringsspecificatie, een jaaropgave en het aanvragen van een vakantie. Zo hebben klanten de tijd om te wennen aan deze nieuwe vorm. In de loop van het jaar wordt het dienstenaanbod uitgebreid. Denk aan zaken als het opgeven van inkomen of het aanvragen van bijzondere bijstand. Overwogen wordt om meer complexe diensten eerst aan te bieden aan een selecte klantengroep, zoals we dat ook bij de webshop Kans voor uw kind gedaan hebben. Belangrijk is ook support. Handleidingen zijn in de maak die straks hun weg zullen vinden naar medewerkers, ondersteuners en klanten. Een communicatieplan zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn en een positief beeld krijgen van Mijn Werkplein.
Lees ook
Sociaal digitaal: https://www.divosa.nl/sociaal-digitaal-gemeentelijke-verkenning-naar-digitale-dienstverlening-het-sociaal-domein
Estland digitaal: https://nos.nl/nieuwsuur/artikel/2188442-een-volledig-digitale-samenleving-in-estland-kan-het.html